اگر به دنبال روش‌هایی برای بهبود کارایی سازمانی، افزایش بهره‌وری، کاهش زمان صرف‌شده جهت جستجوی اسناد و تقویت همکاری بین بخش‌های مختلف سازمان خود هستید، ایجاد یک فضای کاری دیجیتال می‌تواند راهکار مناسبی برایتان باشد.
سامانه مدیریت اسناد یکی از ابزارهای مهم و بسیار کاربردی برای دیجیتال‌سازی فرآیندهای سازمانی است. همان‌طور که در مقاله‌ای دیگر به مزایای سامانه مدیریت اسناد برای کسب‌وکارها پرداختیم، در این مطلب می‌خواهیم به‌طور اختصاصی به یکی از این مزایای مهم یعنی تأثیر سامانه مدیریت اسناد در مدیریت زمان در سازمان بپردازیم.
بهبود مدیریت زمان در سازمان با ساده‌سازی گردش کارها
گردش کارهای مبتنی بر کاغذ ذاتاً و ماهیتاً ناکارا و زمان‌بر هستند. می‌توان فرآیندهای دستی و تکرارشونده‌ای نظیر انتقال اسناد بین افراد مختلف را با استفاده از نرم‌افزار مدیریت اسناد تسهیل و ساده‌سازی کرد. فرآیندهای پیچیده‌ای که اطلاعات جدید و یا مراحل تصمیم‌گیری از طریق آنها به گردش کار افزوده می‌شوند، می‌توانند خودکارسازی شوند و به تیم‌تان امکان دهند تا بر سایر وظایف و مسئولیت‌های حیاتی و مهم کاریشان تمرکز کنند. سیستم مدیریتی مناسب به شما امکان می‌دهد به موازات بروز تغییر و تحول در کسبوکارتان به خلق و بهبود گردش کارها و یا افزودن مراحلی اضافی به یک فرآیند بپردازید.
بهبود مدیریت زمان در سازمان با یکپارچه‌سازی سیستم‌های موجود
با ادغام با نرم‌افزارها و سیستم‌های موجودتان برای ایجاد گردش کار دیجیتالی، داده‌های مرتبط با فروشنده و مشتری و سایر اطلاعات مربوطه فقط به‌اندازه‌ی یک کلیک با شما فاصله خواهند داشت. یکپارچه‌سازی با نرم‌افزاری که تیم‌تان هر روز از آن استفاده می‌کند، نه‌تنها موجب افزایش کارایی می‌شود، بلکه موجب کاهش خطای انسانی و همچنین بالارفتن این احتمال می‌شود که آنها به استفاده‌ی بیشتر از سامانه مدیریت اسناد روی آورند. همین امر به شما امکان می‌دهد تا به متوازن‌سازی سرمایه‌گذاری در سراسر سازمان‌تان بپردازید.
افزایش شانس موفقیت بازیابی اسناد
بر اساس یک مطالعه‌ی جدید در PricewaterhouseCoopers (PWC)، کارکنان به‌طور متوسط 40 درصد از زمان‌شان را صرف مدیریت اسناد غیرضروری می‌کنند. پژوهش دیگری که توسط IDC انجام پذیرفته است، دریافته که کارکنان معمولاً حدود 20 درصد از زمان روزانه‌شان را صرف جستجوی اسناد کاغذی می‌کنند و تقریباً در نیمی از این زمان‌های جستجوشان به هیچ نتیجه‌ای نمی‌رسند. کارکرد جستجوی پیشرفته در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی به معنای آن است که دیگر هیچ زمانی برای جستجوی اطلاعات تلف نخواهد شد.
حفاظت از کسبوکارتان در برابر بلایا
تبدیل اسناد کاغذی به فرمت دیجیتالی نه‌تنها موجب آزادشدن فضاهای مورداستفاده برای بایگانی و ذخیره‌سازی آنها در دفتر کارتان می‌شود، بلکه به حفاظت از اطلاعات‌تان در برابر صدمات فیزیکی یا مفقودشدن‌شان نیز کمک می‌کند. بلایایی طبیعی نظیر آتش‌سوزی و یا سیل می‌توانند موجب انهدام اسناد فیزیکی شوند. ذخیره‌سازی اسناد الکترونیکی، امکان نگهداری نسخه‌هایی متعدد از اسناد را در جاهای مختلف فراهم می‌کند. بنابراین، حتی در صورتی که به یک آتش‌سوزی یا سیل فاجعه‌بار دچار شوید، اطلاعات حیاتی و مهم کاری‌تان در امن و امان خواهند بود.
بهبود امنیت اطلاعات حساس
اتخاذ یک رویکرد جامع برای مدیریت اسناد به معنای ادراک نحوه‌ی کار کاربران با اطلاعات است. حفاظت از اسناد و دسترسی به فایل‌ها یا پرونده‌ها از طریق احراز هویت کاربر و مجوزدهی به او موجب بهبودی قابل ملاحظه در امنیت خواهد شد و به وسیله‌ی مسیرهای بازرسی خودکار، تمامی نقاط تماس با استفاده از نرم‌افزار مدیریت اسناد قابل نظارت و فراخوانی خواهند بود.
نرم‌افزار مدیریت اسناد می‌تواند به کسب‌وکار شما کمک کند که با تغییرات سریع فناوری هم‌سو شده، کارایی را افزایش دهد و کسبوکارتان را در یک فضای تجاری با پیچیدگی رو به فزونی هم‌چنان رقابت‌پذیر نگاه دارد. هم‌راستا با گذار اغلب کسب‌وکارها به سمت مستندسازی دیجیتالی، مشتریان‌تان نیز انتظار بیشتری برای معامله‌ی دیجیتالی با شما خواهند داشت.
شما با پیاده‌سازی سامانه مدیریت اسناد موجب توقف اتلاف وقت بر سر مدیریت اسناد کاغذی و صرف زمان بیشتر برای انجام کارهای مهم خواهید شد و به مشتریان‌تان محصولات و خدماتی عالی را ارائه خواهید داد.
می‌خواهید بیشتر از سامانه مدیریت اسناد و نحوه‌ی کار آن بدانید؟ با ما تماس بگیرید تا به شما بگوییم که یک سیستم مدیریت اسناد دیجیتالی جامع چگونه می‌تواند به رشد کسبوکارتان کمک کند.