همان‌طور که پیش از این در تعریف سامانه مدیریت اسناد اشاره کردیم، این سیستم می‌تواند در روند ایجاد و گردش محتوای سازمانی شما انقلاب ایجاد کند؛ انقلابی که نتیجه‌اش چیزی جز راحتی کار، بهره‌وری بیشتر، نجات شما و کارمندان سازمان‌تان از فرآیندهای تکراری و از همه مهم‌تر رشد کسب‌وکارتان نیست. مزایای سامانه مدیریت اسناد بی‌شمار است، به‌اندازه‌ای که اگر بخواهیم به همه جزئیات و آمار اثبات‌شده‌ی آن بپردازیم، یک کتاب از آن بیرون می‌آید؛ اما ناچاریم در این مقاله به 10 مزیت کلی و اصلی DMS قناعت کنیم.
10 اتفاق مهم که با انتخاب یک سامانه مدیریت اسناد خوب و باکیفیت می‌تواند سازمان شما را 10 قدم نسبت به رقبایتان جلو بیاندازد:
- حفظ زمان برای کارهای مهم‌تر
- امنیت اسناد
- ظرفیت منعطف و قابل‌توسعه
- اجرای بهتر استانداردها و قوانین
- سرعت و دقت و راحتی در دسترسی و بازیابی اسناد
- اشتراک‌گذاری ساختاریافته
- کنترل به‌روزرسانی‌ها و دسترسی به آخرین نسخه اسناد
- بهبود در جریان کاری
- کاهش هزینه‌ها
- کمک به رشد کسب‌وکار
1. حفظ زمان برای کارهای مهم‌تر
اگر در دوران کنونی هم‌چنان از اسناد کاغذی و شیوه‌های دستی مدیریت اسناد استفاده می‌کنید، متأسفانه در حال اتلاف زمان ارزشمندی از خودتان هستید که می‌توانست صرف کارهای بسیار مهم‌تر شود. سامانه مدیریت اسناد یا همان DMS با دیجیتال‌سازی و خودکارکردن بسیاری از فرآیندها، دست شما را برای انجام مسئولیت‌های مهم‌تر در سازمان‌تان باز می‌گذارد.
2. امنیت اسناد از مهم‌ترین مزایای سامانه مدیریت اسناد
جهان با سرعت زیادی در حال دیجیتالی‌شدن است و حفظ امنیت اطلاعات و اسناد بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است. سیستم‌های مدیریت اسناد با بسترهای امنیتی قوی و همین‌طور امکان کنترل دقیق دسترسی‌ها که مشخص می‌کند چه کسی به چه سند یا محتوایی دسترسی داشته باشد و چه فعالیت‌هایی توسط چه کسانی روی اسناد انجام شده، موضوع امنیت اسناد را تا حد زیادی حل کرده‌اند.
حتی در حادثه‌هایی مثل آتش‌سوزی یا آب‌گرفتگی دیگر لازم نیست نگران ازبین‌رفتن اسناد مهم خود باشید، چون اسناد دیجیتال ذخیره‌شده در فضای ابری از تمام حوادث فیزیکی در امان هستند.
3. ظرفیت منعطف و قابل‌توسعه (توسعه‌پذیری آسان)
سامانه مدیریت اسناد نسبت به شیوه‌های سنتی نگهداری اسناد، گسترش‌پذیرتر است. این سامانه متناسب با سازمان شما رشد کرده و توسعه می‌یابد و برای برخورداری از ظرفیت بیشتر، به‌جای اضافه‌کردن امکانات، نیروهای انسانی و کمدهای بیشتر تنها به چند کلیک نیاز دارید.
4. اجرای بهتر و دقیق‌تر استانداردها و قوانین
معمولاً اسناد رسمی نیازمند رعایت قوانین و استانداردهای خاصی هستند که توسط مراجع بالاتر تعریف شده است. تنظیم و مدیریت دستی این اسناد بسیار وابسته به نیروهای انسانی است که این موضوع خطاهای زیادی به دنبال دارد تا جایی که ممکن است باعث تعطیلی یک کسب‌وکار شود. در سامانه مدیریت اسناد، این وابستگی تا حد زیادی کاهش یافته و در نتیجه خطاهای انسانی در تنظیم و چرخه اسناد و محتوا به حداقل می‌رسد. فقط کافی است دستور مشخص و تأییدشده‌ای برای هر نوع سند تعریف شود تا کلیه اسناد بر اساس آن تنظیم شوند. در واقع DMS در اینجا مسئول رعایت قوانین و دستورالعمل‌ها است.
5. سرعت و دقت و راحتی در دسترسی و بازیابی اسناد
وقتی روزانه با انبوهی از سند و محتوا سروکار دارید که برای هر کاری باید به یکی از آن‌ها مراجعه کنید، گشتن در بین آن‌ها و دسترسی به سند موردنظر کاری طاقت‌فرسا و زمان‌بر می‌شود و حتی ممکن است برای‌تان هزینه‌بر باشد؛ مخصوصاً زمانی که سند یا محتوایی گم شود.
فهرست‌سازی مناسب و دقیق توسط سامانه مدیریت اسناد باعث می‌شود شما در کسری از ثانیه از هر جا که باشید به سند موردنظرتان دسترسی پیدا کنید.
6. اشتراک‌گذاری دقیق و ساختاریافته از مزایای سامانه مدیریت اسناد
سیستم‌های مدیریت اسناد با ایجاد امکان دسترسی از منابع و مکان‌های مختلف، اشتراک‌گذاری اطلاعات و اسناد را بسیار تسهیل کرده‌اند. شما می‌توانید هر محتوا را با فرد یا افرادی که می‌خواهید به اشتراک بگذارید، فرآیندهای در حال انجام بر روی آن‌ها را رصد کنید، دسترسی به اسناد خاصی را زیاد یا محدود کرده و کل تغییرات را کنترل و مدیریت نمایید.
7. کنترل به‌روزرسانی‌ها و دسترسی به آخرین نسخه اسناد
در شیوه‌های دستی مدیریت اسناد، معمولاً دسترسی به نسخه‌های قدیمی‌تر یک سند مشکل است و از طرفی ممکن است در تشخیص آخرین نسخه نیز ابهام به وجود آید. سامانه مدیریت اسناد با ضبط دقیق تمام به‌روزرسانی‌ها شامل تاریخ، مؤلف و شرح تغییرات، شما را از آشفتگی و خطاهای احتمالی در دسترسی به نسخه‌های مختلف یک سند نجات میدهد.
8. بهبود در جریان کاری و اجرای منظم و ساختارمند اقدامات لازم بر روی یک سند
فرآیندهای کاری معمولاً با انتقال اسناد و محتوا از سازمان به اشخاص سوم بیرونی، از بخشی به بخش دیگر در داخل سازمان و از شخصی به شخص دیگر در هر بخش همراه است. در مسیر تکمیل‌شدن هر سند، اقدامات مختلفی نظیر تولید، بازبینی، تأیید و توزیع توسط افراد متفاوت بر روی آن انجام می‌گیرد. سیستم DMS با ایجاد یک جریان کاری برنامه‌ریزی‌شده و دقیق بر روی این اسناد، باعث تسریع چشم‌گیر فرآیندها و بهبود کیفیت آن‌ها می‌شود.
9. کاهش هزینه‌ها از بهترین مزایای سامانه مدیریت اسناد
مدیریت اسناد در حالت سنتی متحمل هزینه‌های زیادی است. در شیوه‌های دستی و کاغذی، هزینه کاغذ، جوهر، امکانات نگهداری مثل پوشه‌ها و کمدها و همین‌طور نیروهای انسانی، نیازمند تأمین بودجه قابل‌توجهی از سمت سازمان‌ها است. در سیستم‌های الکترونیکی نیز، کامپیوترها، حافظه‌ها و ادمین‌های سیستم هزینه‌های زیادی در پی دارند. یک سامانه مدیریت اسناد خوب و باکیفیت، تمام این هزینه‌ها را کاهش داده و بودجه زیادی را برای سازمان شما حفظ می‌کند.
10. کمک به رشد کسب‌وکار
سامانه مدیریت اسناد (DMS) با جلوگیری از اتلاف زمان، بهبود فرآیندهای کسب‌وکار، کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از آسیب‌های جدی به اسناد و محتوای سازمان شما می‌تواند برگ برنده‌ای باشد تا سازمان‌تان را در میان رقبا برجسته کند؛ سازمانی چابک که تمام ظرفیت خود را خرج خدمات‌رسانی بهتر و باکیفیت‌تر می‌کند.