مناقصات اسکن آرشیو اسناد

بخش عمده ای از پروژه ها سازمان های بزرگ از طریق برگزاری مناقصه انجام می­ شود. مناقصات اسکن آرشیو اسناد، تعداد قابل توجه ای از این مناقصات را در بر می گیرد. با این حال تعداد زیادی از این مناقصه های اسکن آرشیو اسناد، به دلیل عدم تسلط تیم مناقصه گزار بر ابعاد پروژه و در نتیجه ارائه اطلاعات ناکافی و یا بعضا اشتباه در مستندات مناقصه، به خوبی به نتیجه نمی­رسد. به همین دلیل مدت ها در این فکر بودیم که مقاله ای جهت ارائه مطالبی کلیدی در حوزه مناقصه پروژه های اسکن بایگانی اسناد تهیه کنیم. در این مقاله تجربیات کسب شده در این حوزه را از نگاه یک شرکت مجری اسکن اسناد به سازمان های متقاضی ارائه می­دهیم تا با استفاده از آن، سازمان ­ها بتوانند با سطح کیفی بالاتری اقدام به برگزاری مناقصات اینچنینی نمایند.

هدف از انجام مناقصه اسکن آرشیو اسناد

خوب هست که ابتدا، هدف از انجام مناقصه را مشخص کنیم. هدف از انجام مناقصه، شامل موارد زیر است:

• شناسایی و انتخاب شرکت کننده با توانمندی انجام پروژه با حداقل هزینه ممکن،
• شناسایی و انتخاب شرکت کننده با توانمندی انجام پروژه با حداکثر کیفیت ممکن،
• و در نهایت شناسایی و انتخاب شرکت کننده با توانمندی انجام پروژه در زمان بندی مشخص.

متاسفانه طبق تجارب و مشاهدات، عملکرد اکثر سازمان های مناقصه گزار در اینباره به شکلی است که ظاهرا فقط مورد نخست، برای آن ها اهمیت دارد. این را بعضا از نحوه تسلط تیم مناقصه گزار بر پروژه و یا ارائه اطلاعات در اسناد مناقصه و  همچنین روال ارزیابی مشخص شده، می­توان متوجه شد. در نهایت برای رسیدن به این سه هدف در پایان پروژه، در روال مناقصه باید بتوانیم شایسته ترین تیم برای انجام این پروژه را  شناسایی و انتخاب است. تیمی که بتواند با هزینه ای معقول، در روالی مشخص که تضمین کننده کیفیت خروجی است، در زمان برنامه ریزی شده پروژه را به اتمام برساند. کوتاهی سازمان های مناقصه گزار در هر مرحله از مناقصه اسکن آرشیو اسناد (عدم تسلط بر ابعاد پروژه، عدم ارائه اطلاعات مورد نیاز، عدم تعیین روال ارزیابی صحیح … )، یا منجر به عدم شرکت برخی مناقصه گر ها شده(به واسطه عدم شفاف بودن پروژه) و یا اینکه منجر به ارائه قیمت های پیشنهادی غیر واقعی می شود. در هر صورت نتیجه این کوتاهی، انتخاب غلط و نرسیدن به تمامی اهداف خواهد بود.

اطلاعات مورد نیاز برای ارائه در مستندات مناقصه

شفاف سازی و همچنین ارائه اطلاعات دقیق ابعاد پروژه در مناقصه اسکن آرشیو اسناد برای مناقصه گر ها، اهمیت بسیار بالایی دارد. با در نظر گرفتن اهدافی که پیش از این درباره آن صحبت کردیم، قطعا به سود سازمان مناقصه گذار می باشد که شرکت های مناقصه گر نسبت به پروژه اطلاعات کاملی داشته باشند. تا جایی که امکان دارد، اطلاعات در قالب مستندات به همه مناقصه گر ها ارائه شود تا تقریبا همه آن ها به یک سطح از اطلاعات دسترسی داشته باشند. در صورتی که اطلاعات به درستی ارائه نشود (چه در اسناد مناقصه و یا چه در تماس هایی که شرکت ها با نفر آگاه پروژه در سازمان می گیرند)، مناقصه گر شایسته یا به واسطه ابهام آن در مناقصه شرکت نمی کند و یا ناچارا مجبور خواهد شد که با تخمین دست بالاتر، هزینه را محاسبه و اعلام کند که در این حالت نیز احتمالا انتخاب نمی شود.

در این بخش به اطلاعات مهم جهت ارائه در مناقصه و همچنین دلیل اهمیت هر یک اشاره می کنیم:

۱- مشخص کردن حجم تخمینی اسناد نسبت به ابعاد و ساختار مختلف (A4، A5،برگ، کتاب، …)

اینکه در اسناد مورد نیاز برای اسکن، از هر سایز چه تعداد وجود دارد، برای تیم های اجرا کننده اهمیت بالایی خواهد داشت. در صورتی که اندازه برگ ها در حد نقشه باشد، برای اسکن نیاز به دو نیروی اکسن کار است. ارائه تخمین دقیق نسبت به ابعاد مختلف اسناد در مناقصه اسکن آرشیو اسناد، به تیم های شرکت کننده در مناقصه کمک می کند تا تخمین دقیقتری روی تعداد تجهیزات و همچنین تعداد پرسنل مورد نیاز انجام دهد و در نتیجه قیمت پیشنهاد شده بیشتر به واقعیت نزدیک شود.

به عنوان مثال می توانید اسناد مورد نیاز جهت اسکن را به این شکل توصیف کنید:

• • نامه های سازمان که قالبا در سایز A4 حدود ۶۰۰ هزار برگ و در سایز A5 حدود ۵۰۰ هزار برگ هستند.
  • قرادادهای سازمان که قالبا در سایز A4 می باشند، حدود ۲۰۰ هزار برگ می باشد.
  • اسناد فنی و مهندسی که عمدتا شامل نقشه می باشند، در سایز A2 بوده و حدود ۳۰۰ هزار برگ می­باشد.

۲- مشخص کردن فراداده مورد نیاز برای هر سند

در صورتی که در مناقصه اسکن آرشیو اسناد همراه با انجام اسکن، نیاز است که فیلدهای اطلاعاتی برای اسناد استخراج شود، به شکل بسیار دقیقی این موضوع را به ازای هر نوع سند و فیلد هایی که به ازای آن نوع سند باید وارد شود مشخص کنید. توجه داشته باشیم که صرفا اینکه تعداد فیلدهایی که باید وارد شود را مشخص کنیم کافی نخواهد بود و در برخی موارد مثلا شناسایی و ورود ۲ فیلد اطلاعاتی از اسناد زمان بیشتری نسبت به شناسایی و ورود ۸ فیلد اطلاعاتی خواهد داشت. به طور کلی این مورد نیز در تخمین هزینه پیشنهادی شرکت های مناقصه گر بسیار اهمیت خواهد داشت. به عنوان مثلا می­توانید فیلدهای اطلاعاتی مورد نیاز برای استخراج را به شکل زیر توصیف کنید:

• نیاز به استخراج ۶ فیلد اطلاعاتی از اسناد نامه، شامل موضوع نامه (که در همان صفحه نخست مشخص است)، فرستنده نامه (برای نامه های وارده)، گیرنده نامه (برای نامه های صادره)، تاریخ ثبت نامه (در بالا سمت چپ سند)، شماره نامه (در بالا سمت چپ سند)، شماره عطف (در صورتی که نامه عطف به نامه دیگر باشد، باید تمامی شماره های عطف را از متن نامه استخراج نمایید).

۳- مشخص کردن نحوه ارائه اسناد اسکن شده و فیلدهای اطلاعاتی به سازمان

اینکه خروجی اسکن و همچنین فیلدهای اطلاعاتی شناسایی شده به ازای هر سند به چه شکلی به سازمان ارائه شوند، نیز در تخمین و قیمت دهی شرکت های مناقصه گر تاثیر دارد. سه حالت کلی در این بخش ممکن خواهد بود:

۳.۱- درخواست خرید سامانده مدیریت اسناد در مناقصه

نخست اینکه در همین مناقصه، ارائه یک سامانه مدیریت اسناد را نیز درخواست کنید. به شکلی که قابلیت اسکن اسناد و همچنین ذخیره فیلد های اطلاعاتی در قالب فرم های قابل طراحی، در آن امکان پذیر باشد. در این حالت مناقصه گر به نحوه ارائه اسکن اسناد و فیلدهای اطلاعاتی آگاهی داشته و در محاسبات وی به درستی در نظر گرفته می شود. در برخی موارد شرکت های ارائه دهنده خدمت اسکن با همکاری با شرکت های دارای سامانه های مدیریت اسناد در این مناقصات شرکت می­کنند.

۳.۲- درخواست اسکن اسناد بدون استفاده از سامانه مدیریت اسناد مشخص

حالت دیگر این است که سامانه خاصی مد نظر نبوده و اسناد اسکن شده با ساختار پوشه بندی از پیش مشخص شده روی هارد سخت افزاری ارائه می شود. همچنین در صورت نیاز به واکشی فیلدهای اطلاعاتی از هر سند اسکن شده، این اطلاعات می تواند در قالب اکسل ارائه شود. متصل کننده این اطلاعات و سند اسکن شده، نام سند مربوطه خواهد بود. در صورتی که با مزایای استفاده از سامانه های مدیریت اسناد در سازمان آشنا نیستید، می توانید از این اطلاعات مناسبی در این مطلب به دست بیاورید.

۳.۳- استفاده از سامانه مدیریت اسناد سازمان

حالت دیگر این است که سازمان از پیش سامانه مربوطه را خریداری کرده و شرکت های مناقصه گر را ملزم به استفاده از آن جهت ارائه اسناد اسکن شده و فیلد های اطلاعاتی می­کند. در این حالت دو مشکل وجود دارد، نخست اینکه شرکت مناقصه گر، به واسطه عدم تسلط کافی بر عملکرد سامانه، احتمالا هزینه اسکن و ورود دیتا در این سامانه را دست بالا تخمین می زند. مشکل دیگر این است که در صورت وجود مشکل در عملکرد سامانه و کندی عملکرد آن، در واقع تیم مجری اسکن متضرر می شود. به این دو علت ممکن است که شرکت های مناقصه گر، وارد مناقصه نشوند. در این حالت یکی از پیشنهادات می­تواند این باشد که اسکن اسناد و ورود اطلاعات در خارج از سامانه انجام شده (مانند حالت دوم) و سپس طی درخواستی از شرکت ارائه دهنده نرم افزار، اسناد و اطلاعات مربوطه به داخل سامانه وارد شود.

۴- مشخص کردن زمان بندی و Deadline پروژه

در صورتی که در سیاست گذاری کلان سازمان، انجام این پروژه باید در محدوده زمانی مشخصی انجام شود، آن را در مستندات مناقصه اعلام نمایید. اما گفتن این نکته ضروری است که تا جای امکان بازه زمانی منطقی تری برای انجام پروژه تعیین کنید، چرا که با بیش از اندازه فشرده شدن بازه زمان انجام پروژه، هزینه انجام آن بعضا تا دو برابر نیز برای شرکت های مناقصه گر تخمین زده خواهد شد(به واسطه نیاز به نیروی انسانی بیشتر، تجهیزات بیشتر، …). بهترین حالت برای این موضوع، این است که در کنار اعلام یک محدوده مورد نظر سازمان که در صورت رعایت آن در پیشنهاد شرکت مناقصه گر برای وی امتیاز محسوب می شود، از خود مناقصه گر ها در پیشنهادی که ارائه می دهند، زمان بندی پیشنهادی آن ها را نیز دریافت کنید.

۵- مشخص کردن محل انجام پروژه

مشخص کنید که محل انجام پروژه اسکن در کجا قرار خواهد داشت، این مورد تا حدی در تخمین هزینه اسکن نقش خواهد داشت. چرا که اگر محل انجام پروژه در محله ای با ضریب امنیتی پایین و یا دارای سطح خدمات رفت آمدی پایین باشد، هزینه های جانبی بیشتری به تیم مجری تحمیل می شود که باید آن ها را در پیشنهاد خود لحاظ کرده باشد. مثلا محل انجام پروژه می تواند همراه باشد با عدم امکان به کارگیری نیروی خانم، و یا سربار هزینه رفت و آمد پرسنل … .

۶- مشخص کردن امکانات قابل ارائه به تیم مجری

اگر قرار هست که امکاناتی در اختیار تیم مجری اسکن قرار دهید، بهتر است که آن را مستند کرده و در مناقصه اعلام نمایید. این امکانات می­تواند شامل در اختیار گذاشتن رایانه، وعده غذایی، سرویس رفت آمد، … باشد. اما مهم است که در صورتی که ارائه این خدمات حتمی است، آن ها را در مستندات مناقصه ذکر کنید، چرا که برخی از این امکانات در محاسبه هزینه نهایی نقش مهمی دارند.

۷- پراکندگی جغرافیایی بایگانی فیزیکی اسناد

در صورتی که اسناد شما در بیش از یک محل بایگانی شده اند و آفیس­های اسکن مجزایی برای این امر مشخص کرده اید، به ازای هر یک، محل و هم چنین امکانات و شرایط آفیس را در مستندات مناقصه مشخص کنید.

۸- مشخص کردن زمان برای بازدید حضوری

حتما و حتما، امکان بازدید حضوری از محل انجام پروژه و بایگانی اسناد را برای متقاضیان ایجاد کنید. این امر به آنها کمک خواهد کرد که از صحت اطلاعات ارائه شده در اسناد مناقصه اسکن آرشیو اسناد اطمینان حاصل کنند و علاوه بر آن ممکن است که به خاطر تخصص شان در این حوزه، در این بازدیدها نکاتی را مطرح کنند که حائز اهمیت بوده اند.

۹- مشخص کردن روال بازگرداندن فیزیک اسناد اسکن شده

به عنوان مثال در صورتی که نیاز به امحا بخشی از اسناد پس از اسکن دارید، باید در بخش توصیف اسناد، روال امحا را برای هر یک به دقت ارائه دهید. همچنین ممکن است که در روال بازچینش اسناد در زونکن ها، نیاز به اصلاحات و یا برش هایی باشد که در این صورت نیز حتما باید در بخش توصیف اسناد، حتما این مورد را نیز را با جزئیات توصیف کرده و تخمین خود را نسبت به حجم این اصلاحات و یا امحا مورد نیاز ارائه دهید.

۱۰- مشخص کردن شرایط تایید روال کار

بهتر است که روال تایید خروجی تیم اسکن توسط سازمان را نیز در مستندات مناقصه اسکن آرشیو اسناد به عنوان شرایط پروژه ذکر کنید. به عنوان مثال ممکن است ذکر کنید، که مثلا نسبت حجم پروژه، تا سه ماه پس از تحویل اسکن اسناد، روال بررسی سازمان به طول خواهد انجامید و تا پیش از پایان این زمان در صورت گزارش هر گونه مشکل، باید اشکالات توسط تیم مجری انجام شود. همچنین ممکن است

۱۱- مشخص کردن روال قیمت دهی

معمولا روال قیمت دهی در مناقصه اسکن آرشیو اسناد به این شکل است که علاوه بر مشخص کردن قیمت اسکن هر برگ از سایزهای مختلف، باید قیمت ورود اطلاعات به ازای هر نوع سند را از شرکت مناقصه گر درخواست کنید. در نظر داشته باشید که تا حد ممکن باید تخمینی که از حجم اسناد خود دارید دقیق باشد، چرا که طبق عرف قراردادها، صرفا تا ۲۵ درصد حجم کل قراداد را می توانید کاهش یا افزایش دهید.

 

بررسی پیشنهاد ها و انتخاب بهترین پیشنهاد

 

تا به اینجا با ارائه اطلاعات صحیح و شفاف در مستندات مناقصه اسکن آرشیو اسناد، نه تنها توانسته اید شرکت در مناقصه را حداکثری کنید، بلکه این اطلاعات به شرکت ها کمک کرده که با ارزیابی دقیق تر پیشنهاد زمانی و قیمتی واقعی تری ارائه دهند. حال پس از دریافت پیشنهادات، باید چند نکته در ارزیابی و انتخاب پیشنهاد بهتر در نظر داشته باشد.

• ارزیابی صرفا نباید به صورت تک بعدی روی قیمت پیشنهادی باشد.
• نسبت به اهمیت تطابق برنامه زمان بندی پیشنهاد شده، با نظر و خواسته سازمان شما، می توانید روی آن به هر پیشنهاد امتیاز دهید.
• تجربه و سابقه کاری مشابه امتیاز محسوب می شود اما ارزیابی کامل تر می تواند به این شکل باشد که از شرکت های پیشنهاد دهنده، علاوه بر برنامه زمان بندی، برنامه روال اجرایی (شامل تعداد نفرات و شرح وظایف هر یک، شیفت های کاری، روال چک و روال اسکن و روال ورود اطلاعات، ….) نیز بخواهید. با مقایسه برنامه ارائه شده در مجموع پیشنهادات، میتوانید تا حدودی شرکت های توانمند تر را پیدا کنید. این امکان وجود دارد که شرکت های با سابقه کاری کمتر، روال به روزتر و کارآمدتری ارائه دهند.

در پایان، امیدواریم که با ارائه این تجربیات، کمکی در راستای پیشبرد هر چه بهتر مسیر دیجیتالی شدن اسناد سازمان ها و برگزاری مناقصه اسکن آرشیو اسناد کرده باشیم. تمام تلاشمان این بود که سازمانهایی که قصد دیجیتالی کردن اسناد بایگانی خود را دارند، با شناختی بیشتر این موضوع را مدیریت کرده و پیش ببرند.