پیش از این به تعریف سامانه مدیریت اسناد و مزایای سیستم‌های مدیریت اسناد و محتوا پرداختیم. با آشناشدن با این سیستم‌ها حالا صددرصد مطمئن هستیم که سازمان‌های ما برای ورود به عرصه دیجیتال نیاز مبرمی به یک DMS هوشمند دارند تا اسناد و محتوای دیجیتالی آن‌ها را نه‌تنها ذخیره و مراقبت، بلکه مدیریت و توزیع کند. دانستن نحوه کار سامانه مدیریت اسناد شاید تلنگری برای حرکت بیشتر به سمت آن باشد.
بنابراین می‌خواهیم بدانیم این سامانه‌ها در راستای مدیریت اسناد چه مسیری طی می‌کنند؟ در یک جمله آن‌ها اسناد و محتوا را خوانده، ذخیره کرده و در نهایت توزیع می‌کنند. در ادامه به‌طور کامل به جزئیات این سه مرحله می‌پردازیم.
1. خواندن اسناد از منابع مختلف
سیستم‌های مدیریت اسناد باید در وهله اول بتوانند اسناد را از هر منبعی بخوانند. این قابلیت برای ذخیره‌کردن اسناد و در نتیجه پیداکردن راحت آن‌ها ضروری است. اگر اصطلاح ایندکس‌شدن به گوشتان خورده باشد، این قابلیت در واقع همان کار ایندکس (فهرست‌سازی) و طبقه‌بندی اسناد را با اضافه‌کردن مجموعه‌ای از تعاریف به فراداده سند مثل برچسب‌ها، شماره‌های سفارش یا اطلاعات مشتریان انجام می‌دهد. فرآیند خواندن اسناد به شما کمک می‌کند هر زمان که خواستید به آن‌ها دسترسی داشته باشید. نوع خواندن اسناد متناسب با نوع سند متفاوت است.
خواندن اسناد کاغذی
معمولاً از اسکنرهای سرعت بالا برای اسناد کاغذی استفاده می‌شود. اسناد توسط اسکنر به DMS منتقل می‌شوند و فرآیند ایندکس یا همان طبقه‌بندی به‌صورت دستی یا به‌روش ERP (Enterprise Resource Planning) و OCR (Optical Character Recognition) یا با بارکدگذاری انجام می‌گیرد.
خواندن از ایمیل
امروزه پیام‌های ایمیلی نقش اساسی در کسب‌وکارها ایفا می‌کنند. بنابراین خواندن اسناد و محتوای ردوبدل‌شده در این ایمیل‌ها توسط سیستم مدیریت اسناد بسیار مهم است. DMSها معمولاً این پیام‌های ایمیلی را استخراج کرده و به پوشه خاصی می‌فرستند که شما تعریف کرده‌اید.
خواندن از نرم‌افزارها و برنامه‌های خارجی
ممکن است در سازمان خود با سامانه‌ها و برنامه‌های مختلفی مثل CRM (Customer Relationship Management) یا ERP (Enterprise Resource Planning) سروکار داشته باشید که خروجی آن‌ها اسناد، محتوا و گزارش‌هایی است که نیاز به ذخیره و مدیریت دارند. سامانه مدیریت اسناد این اسناد را به‌آسانی وارد کرده و در مسیرهای لازم کاری و اشتراک با افراد ذی‌ربط قرار می‌دهد.
2. حافظه مرکزی اسناد
ذخیره‌سازی مناسب، دومین قسمت مهم از فرآیند پردازش اسناد در سامانه‌های DMS است. وجود یک حافظه مرکزی برای اسنادی که از جاهای مختلف می‌آیند، پیش‌نیازی مهم جهت مدیریت آن‌ها است. دلایل اهمیت این موضوع را می‌توان دو مورد مهم زیر دانست:
دسترسی مرکزی
ذخیره اسناد در یک حافظه مرکزی برای دسترسی کارمندان ذی‌ربط به آن‌ها ضروری است. سامانه مدیریت اسناد این امکان را فراهم می‌کند که هر کارمندی از هر جایی به اسناد و محتوای موردنیاز خود دسترسی سریع و آسان داشته باشد؛ چه اسناد استاتیکی مثل فاکتورها که سازمان‌ها هر روزه تولید می‌کنند و یا اسناد دینامیکی مثل ایمیل‌ها و فرم‌ها که استفاده زیادی دارند.
امنیت اسناد
از طرف دیگر، حافظه مرکزی، اسناد شما را از خطاهای احتمالی و خسارت‌های عمدی حفظ می‌کند. چگونه؟ یک DMS به امکان کنترل ورژن (نسخه) مجهز است؛ قابلیتی که تغییرات ایجادشده بر روی یک سند را ردیابی کرده و نشان می‌دهد چه کسی این تغییرات را اعمال کرده است.
علاوه بر این، شما می‌توانید دسترسی‌ها را طوری تعریف کنید که چه افرادی به چه اسنادی دسترسی داشته و چه نوع تغییراتی (امکان مشاهده، ویرایش، تألیف، حذف و…) را می‌توانند اعمال کنند.
3. بازیابی و توزیع اسناد
سیستم‌های مدیریت اسناد امکان بازیابی و توزیع محتواها را دارند تا سازمان‌ها بتوانند اسناد را در گردش کار انداخته و به اشتراک بگذارند.
بازیابی
پیداکردن اسناد باید سریع و آسان صورت گیرد؛ برای مثال زمانی که یک مشتری تماس می‌گیرد و در مورد فاکتورش سوالی دارد، پشتیبان مشتری باید در یک چشم‌به‌هم‌زدن فاکتور را پیدا کند و پاسخ مشتری را بدهد. DMSها به شما امکان جستجوی اسناد موردنظرتان را بر اساس کلیدواژه‌ها می‌دهند. اینجاست که اهمیت فهرست‌سازی (ایندکس) کامل و دقیق محتواها و اسناد مشخص می‌شود.
توزیع
توزیع اسناد یکی از اجزای کلیدی هر سامانه مدیریت اسنادی است. به‌واسطه این قابلیت، شما می‌توانید از راه‌های مختلف مثل ایمیل یا FTP (File Transfer Protocol)، محتوا و اسناد لازم را برای کارمندان ذی‌ربط و حتی اشخاص سوم خارج از سازمان بفرستید.
خودکارسازی فرآیندها و گردش کار
مرحله توزیع تازه شروع کار است؛ شما با سامانه مدیریت اسناد می‌توانید گردش اسناد در جریان‌های کاری را خودکار کنید. برای مثال با ادغام سیستم DMS خود با ERP می‌توانید آن را طوری برنامه‌ریزی کنید که وقتی سفارش‌ها را از سیستم ERP گرفت، یک جریان کاری راه بیاندازد که سفارش طی آن به‌صورت خودکار فرآیند تأیید و تکمیل را سپری کند.
حالا که با نحوه مدیریت اسناد در سیستم‌های DMS آشنا شدید، شاید بد نباشد نگاهی به سامانه‌های مدیریت اسناد معروف در دنیا بیاندازید و نحوه کار آن‌ها را مطالعه کنید. بعد از آن نیازهای سازمان خود را بررسی کرده و یک سیستم DMS مناسب برای سازمان خود انتخاب کنید.