بیایید با تعریف ECM شروع کنیم…
سیستم ECM (Enterprise Content Management) مجموعه‌ای از فرآیند‌ها، استراتژی‌ها و ابزارهای تعریف‌شده‌ای است که یک سازمان یا کسب‌وکار از آن برای دریافت، سازمان‌دهی، ذخیره‌سازی و تحویل اطلاعات حیاتی به کارمندان، سهام‌داران و مشتریان خود استفاده می‌کند. این مجموعه‌ی مدیریت محتوای سازمانی با ظهور انواع محتوا در محیط‌های کاری دچار تحولات سریعی شده است؛ اما تمرکز آن هم‌چنان روی مدیریت دیجیتال اطلاعات و محتوا در یک مخزن مرکزی و استفاده از محتوای دیجیتال برای پشتیبانی فرآیندهای کاری و در نهایت تسهیل مسیر رسیدن به اهداف سازمان است.
تأکید می‌کنیم که سیستم ECM به فناوری یا فرآیند خاصی اشاره نمی‌کند، بلکه اصطلاحی چتری است که ترکیبی از روش‌ها، ابزارها و استراتژی‌ها را توصیف می‌کند. ذخیره‌سازی، نگهداری، انتقال و در کل مدیریت هر محتوایی از لحظه‌ی خلق آن تا پایان زیستش، در بستر این سامانه صورت گرفته و پشتیبانی می‌شود.
اهمیت استفاده از ECM در سازمان‌ها
در سال‌های اخیر، ECM به دلایل مختلف بسیار اهمیت پیدا کرده و پیچیده شده است. ازدست‌رفتن داده‌ها و کلاه‌برداری‌های مالی- و قوانین ایجادشده برای جلوگیری از آن‌ها- باعث شده‌اند اطلاعات، محتوا و اسناد به عواملی مهم و مؤثر برای کمک به حفظ اعتبار سازمان‌ها تبدیل شوند. همچنین شرکت‌ها برای ادغام با برنامه‌های هوش تجاری/ تحلیل تجاری (BI/BA) باید مدیریت محتوای خود را به‌گونه‌ای انجام دهند تا آن‌ها را در استفاده از اطلاعات موجود برای هدایت تصمیم‌های تجاری کمک کند.
به‌علاوه، وقتی که وابستگی به اسناد کاغذی کاهش یافته و مخزن سازمان‌یافته و امنی از اطلاعات ساختارنیافته متناسب با نیازهای کسب‌وکار ایجاد شود، بهره‌وری و کارایی در شرکت‌ها افزایش می‌یابد. شرکت‌هایی که از سسیستم‌های ECM استفاده نمی‌کنند، همواره با خطر ازدست‌دادن زمان و بهره‌وری، کاهش سود و انطباق‌نیافتن احتمالی محتوا با مقررات و سیاست‌های شرکت مواجه هستند. همچنین در صورت بروز بلایایی هم‌چون آتش‌سوزی، امنیت محتوای آن‌ها در معرض تهدیدی جدی است که خسارت به آن می‌تواند منجر به وقفه‌های تجاری قابل‌توجهی شود.
پیشرفت‌های فناوری نیز باعث شده سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی نسبت به قبل اهمیت بیشتری پیدا کنند. استفاده از کاغذ کمتر شده و دیجیتالی‌شدن به یک امر معمول در جامعه تبدیل شده است. پیشرفت در زمینه یادگیری ماشین (machine learning)، امکانات سیار و فناوری ابری، فرصت‌های جدیدی را برای کسب‌و‌کارها ایجاد کرده است. انواع محتوای جدید نیز در قالب‌های مختلف شبکه‌های اجتماعی، ویدئویی و صوتی در حال ظهور هستند. سیستم‌های ECM باید به‌طور مداوم با این انواع جدید اطلاعات ساختارنیافته سازگار شده تا بتوانند به سازمان‌دهی داده‌ها و بهینه‌سازی عملکرد تجاری سازمان‌ها کمک کنند.
اجزای سیستم ECM
ECM می‌تواند به 5 مؤلفه‌ی اصلی تقسیم شود: پذیرش، مدیریت، ذخیره، نگهداری و ارسال. هدف هر مؤلفه عبارت است از:
- مؤلفه‌ی پذیرش، خوانش یا Capture شامل ایجاد اطلاعات با تبدیل اسناد کاغذی به قالب‌های الکترونیکی، گرفتن و جمع‌آوری فایل‌های الکترونیکی به‌عنوان یک ساختار منسجم و سازمان‌دهی اطلاعات است. اطلاعات می‌تواند شامل محتواهایی هم‌چون فاکتورها، قراردادها و گزارش‌ها باشد.
- مؤلفه‌ی مدیریت یا Management، اطلاعات را از طریق ابزارهایی مانند سامانه مدیریت اسناد، نرم‌افزار‌های اشتراک‌گذاری، پلتفرم‌های مدیریت محتوای وب و… به یکدیگر متصل کرده، اصلاح می‌کند و به کار می‌گیرد.
- مؤلفه‌ی ذخیره یا Store به‌طور موقت از اطلاعات در حال تغییر در بازه‌های زمانی کوتاه بک‌آپ گرفته و به شکل پوشه‌هایی قابل‌تغییر در اختیار کاربران قرار می‌دهد تا بتوانند اطلاعات را مشاهده یا ویرایش کنند.
- مؤلفه‌ی نگهداری یا Preserve از اطلاعات در حال تغییر در بازه‌های زمانی متوسط و طولانی بک‌آپ دائمی گرفته و معمولاً از طریق امکانات مدیریت اسناد، قابل‌دسترس است. این ویژگی همچنین به سازمان‌ها کمک می‌کند تا محتوای خود را با ضوابط دولتی و سایر مقررات منطبق کنند.
- مؤلفه‌ی ارسال یا Deliver، اطلاعات درخواستی را به کاربران نهایی و مشتری‌ها ارائه می‌کند.
نحوه کار ECM
مدیریت محتوای سازمانی به مجموعه‌ای از استراتژی‌ها، روش‌ها و ابزارهای استفاده‌شده برای پذیرش، مدیریت، ذخیره، نگهداری و ارسال اطلاعات کلیدی در فرآیندهای سازمانی اشاره می‌کند.
چرخه‌ی حیات یک محتوای دیجیتالی به‌طور معمول شامل این مراحل است:
- اطلاعات گرفته می‌شود.
- محتوا در وب‌سایت یا شبکه‌ی داخلی شرکت منتشر می‌شود.
- محتوا در فضایی امن بایگانی شده و برای جلوگیری از گم‌شدن یا از‌بین‌رفتن اطلاعات، از آن بک‌آپ گرفته می‌شود.
- محتوای قدیمی و بی‌استفاده به‌منظور ایجاد فضای ذخیره‌سازی بیشتر برای اطلاعات کاربردی و لازم حذف می‌شود.
در زمان پیاده‌سازی سیستم ECM، اولین مرحله شامل مستندکردن انواع محتوایی است که سازمان با آن سروکار داشته، بخشی از فرآیندهای تجاری بوده و کاربران از آن استفاده می‌کنند. نرم‌افزار ECM می‌تواند برای شناسایی محتوای تکراری و حتی نزدیک به تکراری استفاده شود و در نتیجه سازمان به‌جای صدها کپی، چندین کپی از یک محتوای خاص را نگه دارد. این اطلاعات مختلف در محل مرکزی فراداده سازمان‌دهی و در قالب پوشه‌هایی ذخیره می‌شوند تا در موقع نیاز در دسترس افراد ذی‌ربط باشند.
کاربران موردتأیید می‌توانند اسناد خاص را با استفاده از جستجوی کامل متن پیدا کنند. سیستم ECM اسناد را بازیابی کرده و آن‌ها را به کاربر نشان می‌دهد. کاربران می‌توانند آن‌ها را خوانده، ویرایش کرده یا یک کپی از آن‌ها تهیه کنند؛ فارغ از اینکه کجا هستند یا از چه دستگاهی استفاده می‌کنند. علاوه بر این، سیستم‌های ECM به کاربران اجازه می‌دهند تا کلمات خاصی از عبارت‌ها را در اسناد ذخیره‌شده جستجو کنند و در نتیجه زمان بازخوانی کل محتوا را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش می‌دهند.
به‌طور خلاصه، کاربران ECM اهداف زیر را دنبال می‌کنند:
- حذف وابستگی به کاغذ
- ساده‌سازی تمام فرآیندهای تجاری
- کاهش ریسک سازمانی
- بهینه‌سازی بهره‌وری
- بهبود خدمات‌رسانی به مشتری
یک سیستم مؤثر مدیریت محتوای سازمانی، دسترسی آسان به تمام اطلاعاتی را که برای تصمیمات تجاری، تکمیل پروژه‌ها، مشارکت و همکاری با بیشترین کارایی نیاز است، برای هر فردی در سازمان فراهم می‌کند.
مزایای سیستم ECM
همان‌طور که گفته شد، ECM یک پلتفرم متمرکز برای نگهداری محتوا و تطبیق آن با نیازهای سازمانی و همچنین محلی برای برآوردن الزامات مدیریت ریسک را فراهم می‌کند. ECM این دو مزیت را با حذف فرآیندهایی به دست می‌آورد که ممکن است محتوا را در معرض خطرات احتمالی قرار دهند.
سایر مزیت‌هایی که در سیستم‌های ECM کامل وجود دارند شامل امکاناتی مانند طبقه‌بندی محتوا، قابلیت‌های حساب‌رسی، کنترل ورود/خروج و سایر کنترل‌های جریان کاری و سازوکارهای امنیتی است.
ECM مؤثر می‌تواند دسترسی و فرآیندهای کاری را ساده کند، نیاز به فضای فیزیکی انبار را با حذف کاغذ از بین ببرد، امنیت را بهبود ببخشد، یک‌پارچگی را حفظ کند و هزینه‌های اضافی را به حداقل برساند. تمامی این‌ها می‌توانند منجر به افزایش بهره‌وری شوند.
سایر مزیت‌های ارائه‌شده توسط سیستم مدیریت محتوای سازمانی شامل موارد زیر است:
با توانمندسازی سازمان برای ایجاد، اشتراک‌گذاری و بهینه‌سازی اطلاعات و محتوای کلی موجود در سیستم ECM، باعث خلق مدیریت دانش مؤثر (KM) می‌شود.
با ابزارهای تحلیلی و جستجوگر داده که توسط سیستم ECM ارائه شده‌اند، داده‌کاوی (Data mining) بهبود می‌یابد. پارامترها و دامنه‌های جستجو می‌توانند تنظیم شوند؛ در این صورت کاربران مجازند تا نتایج جستجوی خود را محدود کرده و مرتبط‌‌ترین اطلاعاتی را پیدا کنند که نیاز دارند.
سیستم‌های ECM می‌توانند با سازمان‌دهی اطلاعات به‌شیوه‌ای که تنها یک بار ذخیره شوند، فقط یک نسخه از اسناد را در مخزن امن خود نگهداری کنند. این موضوع باعث کاهش خطر تکرار شده و اطمینان می‌دهد که کل سازمان به اطلاعات واحد، تأییدشده و معتبر دست می‌یابد.
سیستم‌های ECM هزینه‌ها را در کل سازمان با اتوماسیون فرایندهای دستی قبلی کاهش داده، جریمه‌های انحراف از قوانین را کم کرده، نیازهای ذخیره‌سازی را به حداقل رسانده و ملزومات پستی را نیز کاهش می‌دهند.
آینده سیستم ECM
ابزارها و استراتژی‌های مدیریت محتوای سازمانی مطابق با درخواست‌های سازمان‌هایی که به دنبال یک‌پارچگی و چابکی بیشتر هستند، در حال تغییراند. هم‌چنان‌که تکنولوژی تکامل می‌یابد، امکانات بیشتری به پلتفرم ECM اضافه می‌شود.
در حال حاضر بسیاری از سازمان‌ها به استفاده از ابزارهای مشارکت تیمی مانند DMS در مدیریت محتوای سازمانی خود روی آورده‌اند. پیشرفت مستمر در زمینه‌ی فناوری ابری و سیستم‌های تحلیلی و سیار، انتظارات کاربران از قابلیت‌های سیستم ECM را بالا برده‌اند. اتوماسیون و یادگیری ماشین (machine learning) دارند به همتایان اصلی ECM تبدیل می‌شوند و بسیار محتمل است که گسترش فناوری ابری، کلید به‌حداکثررساندن کارایی سیستم ECM شود.