امروزه شغل و محلی که در آن کار می‌کنیم، به‌واسطه تکنولوژی دچار تحول شده‌اند. تا مدتی قبل مجبور بودیم برای انجام کار خود به یک مکان مشخص برویم، پشت میز بنشینیم و برای امور مختلف کاری خود از این اتاق به آن اتاق برویم (البته برای برخی هم‌چنان این شرایط برقرار است)؛ اما حالا دنیای کار دارد به سمت و سویی دیگر می‌رود. اکنون تمام این جریان‌های کاری فیزیکی در دنیای دیجیتال اتفاق می‌افتند و به خلق «فضای کاری دیجیتال» (Digital Workspace) منجر شده‌اند.
کارمندان در چنین فضایی، فارغ از محلی که حضور دارند، به‌وسیله گوشی هوشمند، تبلت، لپ‌تاپ یا کامپیوتر خود به تمام سیستم‌ها و ابزارهای موردنیازشان دسترسی دارند. پیشرفت تکنولوژی، زیرساخت‌های لازم برای دورکاری کارمندان را در اختیار سازمان‌ها قرار داده است تا بتوانند مطمئن و با بهره‌وری بالا از هر جایی (خانه، اداره یا حتی در حین سفر) کار خود را انجام دهند. البته فضای کار دیجیتال چیزی فراتر از فراهم‌کردن قابلیت دورکاری برای کارمندان است.
در همین راستا پیشنهاد می‌کنیم درباره مزایای استفاده از سامانه مدیریت اسناد در سازمان‌ها بخوانید که در مقاله‌ای دیگر به آن پرداختیم.
پس، یک فضای کاری دیجیتال (Digital Workspace) چارچوبی فناورانه و یک‌پارچه است که برای ارائه و مدیریت تمام برنامه‌ها و داده‌های موردنیاز انجام یک کار طراحی شده است. چنین بستری امکان دسترسی تمام کارمندان را به ابزارها و داده‌های موردنیازشان هر زمان، از هر جایی و با هر دستگاهی فراهم می‌کند.
یک فضای کاری دیجیتال یک‌پارچه، امن و هوشمند شامل این امکانات است:
- سامانه مجازی قابل‌ارائه در نسخه‌های دسکتاپ و اپلیکیشن
- اشتراک‌گذاری محتوا
- مدیریت یک‌پارچه تمام دستگاه‌های سیار مثل گوشی همراه، لپ‌تاپ و…
- دسترسی امن و مطمئن به برنامه‌ها
- ورود به سیستم یک‌باره (SSO)
- گردش کار هدایت‌شده و خودکار از طریق ماشین لرنینگ
مزیت‌های اصلی فضای کاری دیجیتال
1. تجربه‌ای بهتر برای کارمندان
تحقیقات نشان داده است که هرچه کارمندان بیشتر درگیر کار اصلی خود باشند، مولدتر، خودجوش‌تر و خلاق‌تر خواهند بود. متأسفانه حجم زیاد برنامه‌ها، سیستم‌ها و فرآیندهای غیرلازم مانند تطبیق مداوم اطلاعات روی دستگاه‌های مختلف باعث حواس‌پرتی کارمندان و اتلاف وقت و انرژی آن‌ها می‌شود. طبق این تحقیقات هر کارمند معادل یک روز کاری در هفته درگیر جستجوی اطلاعات، فرآیند واردشدن به سامانه‌های مختلف و رسیدن به محتوای موردنیاز خود است. بنابراین جای تعجب ندارد که درصد زیادی از آن‌ها به کار اصلی خود مشغول نباشند.
فضای کاری دیجیتال با راه‌حل‌هایی مثل سامانه مدیریت اسناد باعث تحول تجربه کارمندان در فضاهای کاری شده است. سادگی و انعطاف‌پذیری این سبک از شاغل‌بودن باعث جذب و ماندگاری نیروهای بااستعدادی می‌شود که هر سازمانی برای پیشرفت خود نیاز دارد.
2. بالابردن امنیت و جلوگیری از آسیب‌دیدن اطلاعات
یکی از مهم‌ترین موضوعاتی که در دنیای دیجیتال مطرح است، موضوع امنیت و حفظ اطلاعات است. در یک فضای کاری دیجیتال، از طرفی بحث تسهیل دسترسی‌ها مطرح است تا کارمندان بتوانند از هر جایی و با هر دستگاهی در سریع‌ترین و ساده‌ترین حالت ممکن کار خود را پیش ببرند. از سوی دیگر، استفاده کارمندان از میز کار مجازی، نیازمند داشتن حساب کاربری برای برنامه‌های مختلف است که در معرض خطر فراموشی یا ازبین‌رفتن هستند. به همین دلیل بسیاری از سیستم‌هایی که برای فضای کاری دیجیتال طراحی می‌شوند، از ویژگی SSO (Single Sign-On) استفاده می‌کنند که ما آن را ورود به سیستم یک‌باره ترجمه کرده‌ایم؛ برای مثال گوگل این قابلیت را در اختیار کاربران خود قرار داده که با اکانت جی‌میل خود به یوتیوب، گوگل درایو و برخی برنامه‌های دیگر نیز وارد شوند. این رویکرد یعنی به‌حداقل‌رساندن گذرواژه‌ها، کسب‌وکارها را در معرض خطر کمتری قرار داده و نیاز به بخش پشتیبانی IT را کم می‌کند.
در فضای کاری دیجیتال، کنترل اطلاعات راحت‌تر از فضاهای فیزیکی است، چراکه اکثر فرآیندها در بستری جریان دارند که توسط تیم IT تحت نظارت است. علاوه بر این، استفاده از امکانات ماشین لرنینگ و هوش مصنوعی می‌تواند داده‌ها را از هک‌ها، بدافزارها و خطاهای کاربران نهایی در امان نگه دارد. کنترل دقیق دسترسی‌ها، موضوع امنیتی دیگری است که در فضاهای کاری دیجیتال در اولویت است؛ اینکه چه کسی به چه اطلاعاتی و چه میزان دسترسی داشته باشد.
انعطاف‌پذیری در استفاده از ابزارهای فناوری
سازمان‌ها با استفاده از فضای کاری دیجیتال، از فناوری‌های جدید و فضای ابری بهره‌مند می‌شوند؛ بدون اینکه لازم باشد نگران امنیت یا آسیب اطلاعات باشند. این فضا، بستری یک‌پارچه و قابل‌کنترل برای دسترسی کارمندان به برنامه‌ها، وب‌سایت‌ها، نرم‌افزارها و سرویس‌های موردنیاز دیگرشان در جهت پیش‌برد کار فراهم می‌کند. بنابراین تمایزی که فضای کاری دیجیتال ایجاد می‌کند، انعطاف در استفاده از فناوری‌های مختلف در محیطی کنترل‌شده است.
چه سازمان‌هایی می‌توانند به فضای کاری دیجیتال مجهز شوند؟
تقریباً همه سازمان‌ها و صنایع در هر مقیاسی می‌توانند از فضای کاری دیجیتال بهره ببرند. در برخی مشاغل ایجاد چنین بستری، ضرورت بیشتری دارد؛ برای مثال مشاغلی که کارمندان دورکار و غیرمستقر دارند و یا بخش تحقیقاتی سازمان‌ها که مداوم در حال تولید و به‌روزرسانی محتواهایی هستند که لازم است در جریان‌های کاری اعمال شوند. ضمناً در سازمان‌هایی که اغلب با شخص سومی (ارباب رجوع، پیمانکار، سازمان‌های بیرونی، کارمندان موقت و دوره‌ای و…) در ارتباط هستند، وجود فضای کاری دیجیتال می‌تواند در چابکی کارها، اجرای صحیح و حفظ امنیت اطلاعات تأثیر به‌سزایی داشته باشد.
مسیر توسعه فضای کاری دیجیتال به چه سمتی است؟
خلق فضای کاری دیجیتال با ایده دسترسی یک‌پارچه به اطلاعات و ابزارها شروع شد؛ اما این موضوع به‌تنهایی نیازها و انتظارات کارمند امروزی را برطرف نمی‌کند. بیشتر کارمندان در طول یک ساعت، چندین بار بین برنامه‌های مختلف جابه‌جا می‌شوند که در نتیجه باعث حواس‌پرتی آن‌ها و پیش‌نرفتن کار می‌شود.
این بستر با استفاده از ماشین لرنینگ و هوش مصنوعی می‌تواند تمرکز در کار را ارتقا داده و کارمندان را بیشتر از همیشه در مسیر کار اصلی‌شان قرار دهد. دستیار مجازی، خودکارسازی کارهای روزمره و فرآیندهای تکراری، شخصی‌سازی سامانه‌ها و اولویت‌بندی کارها از مهم‌ترین راه‌حل‌هایی است که در یک فضای کاری دیجیتال به کار گرفته می‌شود تا افراد هوشمندانه‌تر و چابک‌تر کار کنند.
به نظر شما سامانه‌های مدیریت اسناد (DMS) چگونه به ایجاد فضای کاری دیجیتال در سازمان‌ها کمک می‌کنند؟