کسب‌وکار کوچک خود را تازه راه‌اندازی کرده‌اید و هر روز چند سند کاغذی و دیجیتالی تازه به قبلی‌ها اضافه می‌شود؟
حالا که چند سال از تأسیس شرکتتان می‌گذرد و تبدیل به یک کمپانی بزرگ شده، نمی‌دانید چگونه به انبوه اسناد و مدارک آن نظم دهید؟
از طی‌کردن مسیرهای طولانی و خسته‌کننده برای رسیدن به سند موردنظرتان به ستوه آمده‌اید؟
نگران حفظ امنیت اسناد و مدارک شرکت و میزان دسترسی به آن‌ها هستید؟
و در دلتان می‌گویید کاش سیستمی وجود داشت که بار این دغدغه را تا حدی از روی دوشتان برمی‌داشت؟
در این مقاله می‌خواهیم دقیقاً به این دغدغه‌های شما بپردازیم؛ شاید تا به حال عبارت «سامانه مدیریت اسناد» را زیاد شنیده باشید اما نمی‌دانید دقیقاً چیست، چقدر به درد سازمان شما می‌خورد و نمونه‌ی خوبی از آن در بازار وجود دارد یا نه؟!
سامانه مدیریت اسناد (Document Management System یا به‌اختصار DMS) چیست؟
«سامانه مدیریت اسناد» همان‌طور که از نامش پیداست، سامانه یا نرم‌افزاری است که می‌توانید در آن اسناد و محتوای سازمانی خود را ایجاد، نگهداری، طبقه‌بندی، مدیریت، محافظت و بازگردانی کنید. این سامانه فقط فضای ذخیره‌سازی اسناد دیجیتال شما نیست؛ بلکه ابزاری است که آن‌ها را نظم بخشیده و جریان دسترسی مناسب به این اسناد را فراهم می‌کند.
با تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتال، علاوه بر نیاز به فضایی امن و مناسب برای نگهداری، وجود ابزاری جهت نظم‌دهی و مدیریت آن‌ها نیز بیش از پیش لازم شد. از طرفی بسیاری از سازمان‌ها به‌دلیل نبود چنین امکاناتی، هم‌چنان به استفاده از اسناد کاغذی اصرار می‌کردند. با ظهور سامانه‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت اسناد، تحولی در مدیریت محتوای سازمان‌ها ایجاد شده است که نه‌تنها آن‌ها را از حجم زیاد کاغذها نجات داده، بلکه بسیاری از فرآیندهای دستی را دیجیتالی و خودکار کرده است. استفاده از سیستم مدیریت اسناد برای هر سازمانی می‌تواند قدم بزرگی به سمت تحول دیجیتال آن سازمان باشد.
چرا به سامانه مدیریت اسناد نیاز داریم؟
امروزه داده‌ها با سرعت سرسام‌آوری در حال تولید هستند؛ فقط کافی است نگاهی به اطراف خود در سازمانتان بیندازید تا متوجه شوید هر لحظه چند محتوا ایجاد می‌شود. این اسناد و محتوای سازمانی به‌صورت فیزیکی در کمدها یا به‌صورت دیجیتال در ایمیل‌ها، حافظه‌ی کامپیوترها، دراپ‌باکس، گوگل‌درایو و… نگهداری می‌شوند و وای از روزی که با یکی از آن‌ها کار داشته باشید!
فرقی نمی‌کند کسب‌وکارتان در چه حوزه‌ای باشد؛ تکنولوژی، خودرو، محصولات آرایشی، تولیدی، دارو یا هر موضوع دیگری، همیشه با انبوهی از اسناد سروکار دارید که در واقع سنگ‌بنای سازمان شما هستند و اهمیتشان بسیار زیاد است. بروشورها، پروپوزال‌ها، فرم‌ها، راهنماها و تمام اسناد و محتوایی که شما و سایر اعضای سازمانتان روزانه با آن‌ها سروکار دارید، نیاز به یک مدیریت و سامان‌دهی یکپارچه دارند. درست همین‌جاست که نیاز به یک سامانه هوشمند احساس می‌شود: «سامانه مدیریت اسناد».
در اینجا به 5 دلیل مهم اشاره می‌کنیم که استفاده از سامانه مدیریت اسناد را ضروری می‌کند:
1. پایان آشفته‌بازار فایل‌های دیجیتال
احتمالاً زیاد پیش آمده که برای پیداکردن سند یا محتوای خاصی به تمام منابعی که با آن سروکار دارید، از ایمیل‌ها و چت‌هایتان گرفته تا آرشیوهای روی هارد اکسترنال، سر زده و دست آخر کلافه شده باشید. سامانه مدیریت اسناد، یک مکان مرکزی و مشترک برای نگهداری و نظم‌بخشی تمام اسناد الکترونیکی سازمان شما است. شما به‌راحتی می‌توانید سند یا محتوایی را که لازم دارید، جستجو کرده، تغییرات موردنظرتان را اعمال کنید و با کسانی که می‌خواهید به اشتراک بگذارید.
2. خداحافظی با کاغذ و حواشی‌اش
استفاده از اسناد کاغذی علاوه بر هزینه‌های مالی و زیست‌محیطی، باعث اتلاف وقت و جا شده و بازدهی سازمان شما را به‌شدت پایین می‌آورد؛ در حالی که اسناد دیجیتالی که توسط یک سامانه‌ی هوشمند مدیریت می‌شوند، شما را چندین پله جلو انداخته و جریان امور سازمانیتان را آسان‌تر، سریع‌تر و کاراتر می‌کنند.
3. با سامانه مدیریت اسناد، زمان می‌خرید
فکر می‌کنید چقدر از وقت ارزشمند شما و افراد سازمانتان صرف جستجو در بین اسناد پراکنده می‌شود؟ اگر تا به حال به‌طور جدی به این موضوع فکر نکرده‌اید، الان وقتش است؛ چون باید این خبر بد را بدهیم که برخلاف تصورتان، همین جستجوهای پراکنده، زمان و انرژی زیادی را از شما و سایر افراد سازمان می‌گیرند. سامانه مدیریت اسناد با تسهیل جریان دسترسی به محتواهای سازمان، زمان و انرژی شما را برای کارهای مهم و اصلی سازمانتان حفظ می‌کند.
4. دیگر نگران امنیت اسنادتان نباشید
وقتی اسناد سازمانی شما در مکان‌ها و حافظه‌های مختلف نگهداری شود، امنیت آن‌ها همیشه دغدغه است. با وجود سامانه مدیریت اسناد، از این نگرانی خلاص می‌شوید. این سامانه‌ها با قوانین و امکانات خاص خود، بیشترین میزان امنیت را برای اسناد شما تأمین می‌کنند. ضمن اینکه با وجود چنین سامانه‌هایی دیگر لازم نیست نگران فراموش‌کردن رمزهای مختلف و دسترسی به اسنادتان باشید.
5. آخرین نسخه‌ی اسناد همیشه در کنارتان است
یکی از مزیت‌های سامانه مدیریت اسناد این است که اسناد را می‌توانید درون سامانه تکمیل کنید و برای دسترسی به آخرین نسخه، بین رونوشت‌های مختلف آن سردرگم نمی‌شوید. از طرفی همه‌ی افرادی که با یک سند در ارتباط هستند، از آخرین تغییرات آن باخبر می‌شوند.
آیا در ایران سامانه مدیریت اسناد وجود دارد؟
حالا که با مزیت‌های اصلی «سیستم مدیریت اسناد» آشنا شدید، وقت آن فرا رسیده که برای انتخاب بهترین سامانه دست به کار شوید.
در خارج از ایران تاکنون نمونه‌های موفقی پا به عرصه رقابت گذاشته‌اند و هر محصول با توسعه امکانات خود در تلاش است خدمات بهتری ارائه دهد. در ایران نیز خوشبختانه با داغ‌شدن موضوع دیجیتال‌سازی در کسب‌وکارهای مختلف، نیاز به وجود چنین نرم‌افزاری که پاسخ‌گوی مخاطب‌های داخلی باشد، به تولید نمونه‌های موفقی منجر شده است.
سامانه مدیریت اسناد داکتیو یکی از سیستم‌هایی است که برای پاسخ‌گویی به نیاز سازمان‌های مختلف شکل گرفته و فضای نامحدودی را برای ذخیره‌سازی و بایگانی اسناد، همکاری و اشتراک بر روی محتواها فراهم کرده است.
آیا شما در سازمان خود از سامانه مدیریت اسناد استفاده می‌کنید؟ اگر پاسختان بله است، تجربه خود را با ما به اشتراک بگذارید.